un bordereau d e versement est un document qui est joint par le client remettant avec les espèces qu'il dépose sur son compte bancaire. Le bordereau de versement se rencontre également dans le domaine de l'archivage. Il s'agit alors d'un relevé détaillé répertoriant les documents et les dossiers remis à un service d'archives.
Les etapes comment remplir le bordereau de versement
Dans le fichier Excel (modèle de bordereau de versement à utiliser de préférence),
ne remplir que les colonnes en rouge :
- Numéro_article :
Numéroter les dossiers ou boîtes de manière continue, de 1 à n.
Proscrire les numéros bis, ter… Une ligne du fichier Excel par boite
- Date_début :
Date la plus ancienne du dossier
- Date_fin :
Date la plus récente du dossier. (remarque : les dates de début et de fin peuvent être identiques
quand le dossier ne couvre qu’une année).
- Service producteur :
Service ou direction ayant produit ou géré les documents (sans sigle ni abréviation)
- Analyse :
Description du contenu de la boite la plus précise possible (objet, action, type de document).
Elle est sommaire et résumée mais doit être suffisamment claire pour être comprise de toute
personne étrangère à l'administration, et suffisamment précise pour que l'on trouve facilement
un document.
Elle contient le nom des personnes, des organismes ou des lieux concernés, le type des documents
(formulaire, compte-rendu, procès-verbal, facture….etc). Les notions floues telles que « etc., affaires
diverses, affaires générales, divers » sont à proscrire car trop imprécises : dans ce cas, cela implique
que les dossiers ou pièces doivent être mieux classé(e)s pour pouvoir être décrits de façon claire.
Il est recommandé de développer les sigles utilisés dans le corps du bordereau.
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